Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

Fortmann Vrouwencentrum (hierna: Fortmann Vrouwencentrum, wij of ons) is een handelsnaam van V.F. B.V. en hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens en privacy.

Tijdens onze begeleiding verwerken wij persoonsgegevens en – wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening – ook bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens. Wij gaan hier zorgvuldig, vertrouwelijk en overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) mee om.

In deze privacyverklaring leggen wij uit:

• welke persoonsgegevens wij verzamelen;
• waarom wij deze gegevens verwerken;
• hoe wij jouw gegevens beveiligen;
• hoe lang wij jouw gegevens bewaren;
• met wie wij gegevens delen;
• en welke rechten jij hebt.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is:

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van jouw persoonsgegevens kun je contact opnemen via bovenstaand e-mailadres.

3. Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die Fortmann Vrouwencentrum verwerkt van onder andere:

• cliënten;
• potentiële cliënten;
• bezoekers van onze website;
• deelnemers aan kennismakingsgesprekken;
• personen die contact met ons opnemen;
• nieuwsbriefabonnees;
• en overige personen van wie wij persoonsgegevens verwerken.

4. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de dienstverlening verwerken wij onder meer de volgende persoonsgegevens.

Identiteitsgegevens

• voor- en achternaam;
• geboortedatum;
• geslacht;
• adresgegevens (indien noodzakelijk);
• telefoonnummer;
• e-mailadres.

Gegevens over jouw begeleiding

Indien je begeleiding bij ons volgt, kunnen wij onder andere verwerken:

• intakegegevens;
• vragenlijsten;
• medische voorgeschiedenis;
• medicatiegebruik;
• supplementengebruik;
• laboratoriumuitslagen;
• fertiliteitsgegevens;
• menstruatiegegevens;
• zwangerschapsgeschiedenis;
• leefstijlinformatie;
• voedingsinformatie;
• gezondheidsinformatie;
• gegevens uit wearables (zoals slaap- of cyclusdata van bijvoorbeeld een Oura-ring), wanneer je deze zelf met ons deelt;
• verslagen van consulten;
• behandelnotities;
• voortgang tijdens de begeleiding.

Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt voor zover dit noodzakelijk is voor een goede uitvoering van onze begeleiding.

Financiële gegevens

Wanneer je een traject afneemt verwerken wij onder andere:

• factuurgegevens;
• betaalstatus;
• betalingskenmerken;
• transactienummer.

Wij slaan geen betaalkaartgegevens op.

Communicatie

Wanneer je contact met ons opneemt verwerken wij bijvoorbeeld:

• e-mails;
• WhatsApp-berichten;
• contactformuliergegevens;
• correspondentie;
• afspraken.

5. Bijzondere persoonsgegevens

Omdat Fortmann Vrouwencentrum begeleiding biedt rondom vruchtbaarheid, zwangerschap en gezondheid verwerken wij – indien noodzakelijk – bijzondere persoonsgegevens zoals bedoeld in artikel 9 van de AVG.

Hieronder kunnen vallen:

• gezondheidsgegevens;
• medische voorgeschiedenis;
• fertiliteitsgegevens;
• gegevens over behandelingen;
• laboratoriumuitslagen;
• medicatie;
• informatie over zwangerschap of miskramen;
• informatie over leefstijl die relevant is voor de begeleiding.

Wij verwerken deze gegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, op basis van jouw uitdrukkelijke toestemming die wij afzonderlijk vastleggen (informed consent), en met passende beveiligingsmaatregelen.

6. Waarom verwerken wij jouw persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor gerechtvaardigde en duidelijk omschreven doeleinden.

Hieronder vallen onder andere:

• het uitvoeren van onze begeleiding;
• het opstellen van een persoonlijk behandel- of begeleidingsplan;
• communicatie rondom afspraken;
• het beantwoorden van vragen;
• administratieve verwerking;
• facturatie;
• betalingen;
• klantenservice;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• kwaliteitsverbetering van onze dienstverlening;
• het versturen van informatie die betrekking heeft op jouw begeleiding;
• het verzenden van een nieuwsbrief wanneer je hiervoor toestemming hebt gegeven.

Wij gebruiken jouw persoonsgegevens niet om geautomatiseerde besluiten te nemen die rechtsgevolgen voor jou hebben.

7. Op welke grondslag verwerken wij jouw gegevens?

Volgens de AVG mogen persoonsgegevens alleen worden verwerkt wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat.

Fortmann Vrouwencentrum verwerkt persoonsgegevens onder meer op basis van:

• jouw toestemming;
• de uitvoering van een overeenkomst;
• een wettelijke verplichting;
• een gerechtvaardigd belang;
• of omdat verwerking noodzakelijk is voor het verlenen van gezondheidszorg en begeleiding, voor zover de wet dit toestaat.

Bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, verwerken wij uitsluitend op basis van jouw uitdrukkelijke toestemming en/of voor zover dit noodzakelijk is voor het verlenen van (paramedische) zorg, overeenkomstig artikel 9 van de AVG.

Het verstrekken van bepaalde persoonsgegevens is noodzakelijk om de overeenkomst te kunnen uitvoeren. Wanneer je deze gegevens niet verstrekt, kunnen wij onze begeleiding mogelijk niet of niet volledig leveren.

Wanneer wij jouw toestemming vragen, kun je deze op ieder moment weer intrekken. Dit heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór het moment waarop de toestemming werd ingetrokken.

8. Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij wij op grond van wet- of regelgeving verplicht zijn gegevens langer te bewaren.

De bewaartermijnen kunnen verschillen per type gegevens. Wij hanteren in hoofdlijnen de volgende uitgangspunten:

• persoonsgegevens van (potentiële) cliënten worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening;
• administratieve gegevens worden bewaard zolang de fiscale wetgeving dit voorschrijft (in beginsel zeven jaar);
• persoonsgegevens die uitsluitend zijn verzameld op basis van toestemming (zoals voor een nieuwsbrief) worden verwijderd zodra de toestemming wordt ingetrokken of het doel van de verwerking vervalt;
• gegevens worden verwijderd of geanonimiseerd zodra zij niet langer noodzakelijk zijn.

Voor cliëntdossiers gelden de wettelijke bewaartermijnen die voor zorgverleners van toepassing zijn (voor medische dossiers in beginsel twintig jaar op grond van de WGBO).

9. Met wie delen wij jouw persoonsgegevens?

Fortmann Vrouwencentrum verkoopt jouw persoonsgegevens nooit aan derden.

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn of wanneer jij hiervoor toestemming hebt gegeven.

Binnen ons begeleidingsteam worden gegevens gedeeld met de behandelaars en medewerkers die deze nodig hebben voor een goede uitvoering van de begeleiding, waaronder bij de inhoudelijke bespreking van cliënten tijdens intervisie- en teamoverleggen. Alle behandelaars en medewerkers die voor of namens Fortmann Vrouwencentrum werken — ook wanneer zij als zelfstandige aan onze praktijk verbonden zijn — zijn gebonden aan geheimhouding.

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst waarin passende afspraken worden gemaakt over de bescherming van jouw persoonsgegevens.

10. Derden waarmee wij samenwerken

Voor onze dienstverlening maken wij gebruik van verschillende externe dienstverleners. Afhankelijk van de dienstverlening kunnen persoonsgegevens namens ons worden verwerkt door onder andere:

• MijnDiAD, ons primaire systeem voor cliëntdossiers, verslaglegging, afspraken en communicatie;
• Huddle, onze online leeromgeving;
• Zoom, voor online consulten;
• Mollie, voor het verwerken van betalingen;
• Plug & Pay, voor de checkout en het afhandelen van inschrijvingen en bestellingen;
• Mailblue, voor het versturen van nieuwsbrieven en e-mailcommunicatie;
• Zapier, voor koppelingen en automatisering tussen onze systemen;
• Calendly, voor het inplannen van (kennismakings)gesprekken;
• Go High Level, voor het beheren en opvolgen van aanmeldingen (CRM);
• Google Analytics, voor websitestatistieken (zie ook artikel 13, Cookies);
• hosting- en websiteleveranciers die noodzakelijk zijn voor het functioneren van onze website.

Daarnaast maken wij gebruik van partijen die persoonsgegevens onder hun eigen verantwoordelijkheid verwerken:

• WhatsApp (Meta), voor berichtenverkeer tijdens de begeleiding — op deze communicatie is ook het privacybeleid van WhatsApp van toepassing;
• Meta, voor analyse- en marketingdoeleinden via de Meta Pixel (zie artikel 14);
• onze accountant, voor de financiële administratie (gevoerd in AFAS).

Deze partijen verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun dienstverlening. Met partijen die namens ons verwerken worden passende afspraken gemaakt over de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens.

11. Nieuwsbrief

Wanneer je je aanmeldt voor onze nieuwsbrief verwerken wij jouw naam en e-mailadres om je informatie, updates en nieuws over Fortmann Vrouwencentrum toe te sturen. Voor het versturen hiervan maken wij gebruik van Mailblue.

De nieuwsbrief wordt uitsluitend verzonden wanneer je hiervoor toestemming hebt gegeven. Je kunt je op ieder moment afmelden via de afmeldlink onderaan iedere nieuwsbrief of door contact met ons op te nemen.

Na afmelding worden jouw gegevens verwijderd, tenzij wij een andere wettelijke grondslag hebben om deze te bewaren.

12. Beveiliging van persoonsgegevens

Fortmann Vrouwencentrum neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking of andere vormen van onrechtmatige verwerking.

Onder andere maken wij gebruik van:

• beveiligde verbindingen (SSL);
• beveiligde software en systemen;
• toegangsbeveiliging;
• sterke wachtwoorden;
• tweefactorauthenticatie waar mogelijk;
• beperkte toegang tot persoonsgegevens voor medewerkers die deze gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden.

Hoewel wij passende beveiligingsmaatregelen treffen, kan volledige beveiliging van gegevensoverdracht via internet nooit volledig worden gegarandeerd.

13. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op jouw apparaat worden geplaatst om de website goed te laten functioneren of om inzicht te krijgen in het gebruik van de website.

Wij maken gebruik van:

• functionele cookies;
• analytische cookies (Google Analytics);
• marketingcookies (waaronder de Meta Pixel, zie artikel 14).

Voor zover wettelijk vereist vragen wij vooraf toestemming voor het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies. Meer informatie hierover is opgenomen in onze cookieverklaring.

14. Meta Pixel

Op onze website maken wij gebruik van de Meta Pixel. Hiermee kunnen wij inzicht krijgen in het gebruik van onze website en advertenties beter afstemmen op bezoekers.

Via de Meta Pixel kunnen gegevens worden verzameld zoals:

• bezochte pagina's;
• apparaatinformatie;
• browsergegevens;
• IP-adres (voor zover door Meta verwerkt);
• interacties met onze website.

Deze gegevens kunnen door Meta worden gecombineerd met gegevens die Meta reeds over jou beschikt wanneer je bent ingelogd op Facebook of Instagram.

De verwerking vindt uitsluitend plaats voor zover daarvoor toestemming is gegeven via onze cookiebanner, indien de wet dit vereist. Meer informatie hierover vind je in het privacybeleid van Meta.

15. Internationale doorgifte

Sommige van onze dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Wanneer dit gebeurt zorgen wij ervoor dat passende waarborgen worden getroffen overeenkomstig de AVG, bijvoorbeeld door gebruik te maken van door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen of andere wettelijk toegestane beschermingsmaatregelen.

16. Geautomatiseerde besluitvorming

Fortmann Vrouwencentrum neemt geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die voor jou rechtsgevolgen hebben of jou anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

Persoonlijke begeleiding en eventuele adviezen worden altijd beoordeeld door een betrokken zorgprofessional.

17. Jouw rechten

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heb je verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens.

Je hebt, voor zover de wet hierin voorziet, het recht om:

• inzage te vragen in de persoonsgegevens die wij van jou verwerken;
• onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren;
• persoonsgegevens te laten verwijderen wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat;
• de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens;
• jouw persoonsgegevens in een gestructureerd en gangbaar formaat te ontvangen (dataportabiliteit), voor zover de wet hierin voorziet;
• een eerder gegeven toestemming op ieder moment in te trekken, voor zover de verwerking op toestemming is gebaseerd.

Een verzoek kun je indienen via info@christiefortmann.nl.

Wij streven ernaar om binnen één maand op een verzoek te reageren. Wanneer een verzoek complex is of wanneer meerdere verzoeken gelijktijdig worden ingediend, kan deze termijn overeenkomstig de AVG worden verlengd. Indien hiervan sprake is, informeren wij je hierover tijdig.

In sommige gevallen zijn wij wettelijk verplicht bepaalde gegevens te bewaren of mogen wij een verzoek niet (volledig) uitvoeren. Wanneer dat het geval is, zullen wij dit aan je toelichten.

18. Intrekken van toestemming

Wanneer de verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op jouw toestemming, kun je deze toestemming op ieder moment intrekken.

Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die heeft plaatsgevonden vóór het moment waarop de toestemming werd ingetrokken.

Het intrekken van toestemming kan ertoe leiden dat wij bepaalde onderdelen van onze dienstverlening niet (volledig) kunnen uitvoeren.

19. Klachten

Wanneer je vragen of klachten hebt over de wijze waarop Fortmann Vrouwencentrum met jouw persoonsgegevens omgaat, verzoeken wij je eerst contact met ons op te nemen. Wij zoeken graag samen naar een passende oplossing.

Daarnaast heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, wanneer je van mening bent dat wij jouw persoonsgegevens niet overeenkomstig de AVG verwerken. Meer informatie hierover is te vinden via de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

20. Wijzigingen van deze privacyverklaring

Fortmann Vrouwencentrum behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. Wanneer wijzigingen van wezenlijk belang zijn, zullen wij de aangepaste privacyverklaring publiceren op onze website.

Wij adviseren je daarom deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen zodat je op de hoogte blijft van eventuele wijzigingen. Op deze privacyverklaring is steeds de meest recente versie van toepassing.

21. Contact

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van jouw persoonsgegevens? Neem dan gerust contact met ons op.

Slotverklaring

Fortmann Vrouwencentrum vindt een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens vanzelfsprekend. Wij verwerken jouw gegevens uitsluitend voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, beperken de verwerking tot wat noodzakelijk is en nemen passende maatregelen om jouw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen.